時短の方法をプレゼンする任務を与えられたので、実際に考えてみた。
どうも、不屈の底辺系ブロガーブルーです。
今日は上司から、仕事にかかる時間を短縮する方法を考えるよう指令が与えられました。
世の中の流れとして、ワークライフバランスや、労働効率の向上を目指す動きが日々活発になってきています。
我々の会社はthe昭和といった感じの典型的な中小企業ですが、規模の大小に関わらず変わる必要に迫られているということなのでしょう。
そこで我が社の現状から、いくつか時間短縮の方法を考えました。
また、他所さんの話も仕入れてきたので、今日はそれをご紹介したいと思います。
既に当たり前にやっていることもあるかとは思いますが、そこは笑って流して下さい(￣▽￣;)
1.事業所や部署のサーバに保存されているフォルダやファイルをルールに基づいて管理する
これは私が今の会社に入って1番カルチャーショックを受けたことです。
事業所や部署ごとにサーバがあります。これ自体は良いことです。
しかし、サーバに格納されているフォルダやファイルの整理方法に明確なルールがありません。
ほとんどの場合、担当者のさじ加減でタイトルや格納先を決めています。
本来であればタイトル付けには規則性(「年月日_タイトル」「〇〇プロジェクト_タイトル_年月日_担当者名」)などルールが必要です。
理由は後でタイトルを決めたり、ファイルの格納先を決めた本人以外の人が見ても分かるようにするためです。
前務めていた会社(IT関係)では、新人の時に名前付けが理由でよく怒られました。
格納先の決め方についても同様に、ルールがあると探す手間が省けます。
「あのファイルどこにあったっけ？」と思うことは時々あるかとは思いますが、事前に決めた決まりがあれば、仮にド忘れしても探し物はすぐに見つかることでしょう。
2.よく作る書類の雛形を作る
書類を作る時に、いちいち0から全てを作成するのは時間の無駄です。
よく作る書類には、記載する内容に共通点が必ずあるはずです。
共通点だけを集めてあらかじめ雛形を作っておくことで、作業時間をいくらか短縮できます。
それは多少のことかもしれませんが、年間で考えれば大きな差となるはずです。
また、書類に記載するべき内容を描き漏らすリスクも軽減でき、手戻りも減らせるはずです。
3.一日の始まりに、その日のスケジュールを書き出す
仕事に慣れてくると、特に意識しなくても何となく次にやるべき事が分かります。
しかし、「何となく」仕事をやっていたのでは、仕事も何となく終わってしまいます。
お恥ずかしいことながら、私はよくこれをやってしまいます。
問題なくいく場合もありますが、大抵は気がつくと優先順位の高い仕事が残ってしまっていたり、動きに無駄が出ています。
ざっとでもいいので、事前に段取りを組んで仕事を効率よくこなしたいものです。
ちなみに、この事前に作業スケジュールを考えるというやり方は、よく時短関係の記事にも載っています。
それだけ大事なことなのだと思います。
4.外部の人に話を聞いてみる
これ自体は改善案でもなんでもありません。
しかし、物事に長けた人から直接話を聞くのは大切なことです。「餅は餅屋」ですね。
または、短い時間でいいので社内で個人個人の取り組みを共有するのもいいでしょう。
5.手書きの書類をデータ化する
今どき手書きの書類なんてあるの？と思った方は多いかもしれません。
しかし、担当や会社の方針によってはまだまだ存在するのです。
例えば、経理担当が管理する小口現金の出納帳とか。
特に私たちの会社の場合は、税務署など外部監査があった場合に、可能な限り会計システムを触らせたくないとの理由があります。
そのため、昔ながらのやり方を取っているものがいくつかあります。
それなりの理由があってこそなのでしょうが、手書きだと修正が入った時に大変です。
効率とリスク管理を天秤にかけて、効率化を少しでも進めたいところです。
番外編.ZOZOTOWNの前澤社長が考えた時短とは
月旅行を計画したり、剛力彩芽さんとお付き合いしている等、何かと話題の前澤社長が考えた案には本当に驚きました。
それは、仕事が終わった社員は16時には退社していいというルールの導入です。
(ただし、仕事があるなら残ってもいい)
これを取り入れたことにより、社員が自発的に無駄な作業や意味の無い会議を減らしていたそうです。
こうして出来た時間はもちろん何に使ってもいいのです。
社員達は習い事を始めたり、新しい場所に出かけるようになったり、本を読んだり、大切な人と過ごすなど、思い思いに余暇を使います。
その結果、残業が減るどころか社員の生産性が更に上がり、会社全体が大きく変わろうとしているとのことでした。
かなり大胆なやり方なので、保守的な傾向がある私の会社では、なかなか実現しないとは思います。
しかし、実現したら本当にやる気が出ますから、上司に提案はしてみようと思います。
【まとめ】
今回考えた案を読み返してみると、どれも毎日やって積み重ねる事で効果が出るものばかりです。
結局のところ、何でも続けないと意味がないということなのだと思います。
オナニー位しか毎日続いた事がない私が言うのだから間違いありません。
また、私みたいな下っ端だと、電話対応や急な雑務が入ったりで仕事を中断されることが多々あります。
そんな時、作業が十分に定型化されていたり、一日のスケジュールが大まかにでも立っていれば、後で本来の業務に復帰した時も軸がブレにくくなります。
出来るだけ周りも巻き込みつつ、自分がやるべき作業に集中できる環境の構築を目指したいと思います。
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