フォルダ整理のコツ サーバ上のファイルやフォルダを整頓した方法
会社で使っているファイルサーバが無法地帯となっていたので、効果的な方法を使って大掃除をしました。
今回は私が実際に会社で行った、フォルダやファイルの管理術についてまとめます。
自身の作業用PCの散らかり具合を何とかしたい方、会社のサーバ内がジャングル化していて困る、という方はぜひご覧ください。
目次
1.わが担当部署サーバの問題点
1.1 フォルダ階層（横の広がり、縦の深さ）
以下の図で何となくイメージをつかんで頂ければ幸いです。
もうぐちゃぐちゃです。
同じ階層に種類の異なるフォルダが同居していたり、仕分けのされていない野良ファイルが無数にあります。
また、「決裁書」のフォルダと同列に「A事業部」のフォルダがあるのに、「決裁書」フォルダの中に「A事業部」の決裁書を管理するフォルダがあったり…。
長年にわたり好き勝手にフォルダ階層が成長した結果、およそ2,000のフォルダと25,000のファイルがありました。
1.2 担当者の裁量でファイル、フォルダが追加されていた。
歴代の担当者が任意でフォルダを切ったり、ファイルを格納してきたことにより、サーバの中がまさにジャングル！
1.1の図のように、皆が好き勝手にサーバを利用していたので、当事者しかどこに何があるのかわかりません。
そのうえ過去に何度か担当者が変わっており、よく分からない古いファイルもたくさん残っています。
1.3 ファイル名の命名規約が無い
当然のことながら、ファイル名のつけ方にもルールはありませんでした。
そのファイルは本当に重要なのか、今も必要なのか、そもそも何のファイルなのか…。
名前がいい加減なファイルが無数にあるので、一担当者の一存では安易に削除ができません。
2.改善案
2.1 現状を改善する意義
以上のように、私の担当部署のサーバは非常に雑然としていました。
はっきり言って、当事者以外は何がどんな意味を持って、どこにあるのか把握できません。
業務の効率化や属人性を排することが求められる昨今のビジネス環境で、これは許されません。
現在のメンバーの作業効率UP、今後入る新しいメンバーが業務に適応するスピードを速めるためにも、改善は必須です。
2.2 フォルダ階層（横の広がり、縦の深さ）の整備案
より快適な作業環境を作るべく、以下のようなフォルダ階層を考えました。
- 「組織」階層と「テーマ」階層にはファイルは設置しない。
- 同じ階層には同じレベルのフォルダを設置する。（具体的には「01A事業部」の横に、「過去資料」などの、下の階層にあるべきフォルダを切らない。）
- 検索や並び替えがしやすいよう、フォルダには通し番号を設定する。（01,02や10,20等のように）
- 各階層に「ゴミ箱」フォルダを設け、不要になったものはそこに格納する。ミーティング等のタイミングで消していいか全体に確認した後、対象を削除。
- フォルダ台帳を作成し、現状のフォルダの構成を管理する。
これらの案をベースに担当部署のメンバーを集め、大画面に実際のサーバの様子を映しながら整理作業を行いました。
初回は全員で方向性を確認し、細かい作業は各自で進めることになっています。
一人でやるには無理がありますし、資料や口頭だけではイメージが掴みにくい場合もあります。
無用なトラブルや理解不足による作業ミスを減らすためにも、一度関係者で集まることをお勧めします。
2.3 ファイル名の命名規約案
３パターンほど例をあげましたが、一段目か二段目程度の情報量でいいと思います。
ファイルの名前を分かりやすくすることが目的ですから、情報が多すぎると逆に使いづらくなってしまいます。
なお、ファイル名の「yyyymmdd」とは西暦の年月日を表しています。
また、「_最終版」のような確定したファイルであることを示す記入はしてはいけません。
もし、そのファイルに修正が入った場合、どれが本当の最終版かわからなくなってしまうからです。
3.やるべきことが決まったら
3.1 年度が変わるまでに整理を終わらせよう
新しい年度に変わると、新しいメンバーが加入することがあります。
それまでにはこのような大掃除は終わらせたいものです。
前任者が散らかしっぱなした状態を見た新人はどう思うでしょうか？
今のうちに片づけをすませ、彼らに清々しい気持ちで新しいスタートを切ってもらいましょう。
3.2 作業後の運用
せっかくのルールも運用を続けなければ意味がありません。
週一、もしくは月一でもいいので、変化があればミーティングの際に共有しましょう。
定期的にルールは守られているのか、問題は発生していないかを確認することは後で大きな意味を持つはずです。
3.3ショートカット活用のススメ
最後に、ちょっとしたテクニックを。
サーバの中に格納されているファイルを毎日すべて使うということはありません。
たいていの人は全体のうちのごく限られたファイルを使っているはずです。
そういったファイルはショートカットを作成し、ショートカット集のようにしてまとめておきましょう。
やるのとやらないのでは大きな差が生まれるはずです。
ただし、ショートカットを作成した後に該当するファイルやフォルダ階層が変わった場合、ショートカットは無効になります。
その場合は改めて貼り直しましょう。
4.参考にさせて頂いたサイト
最後に記事の作成にあたり、参考にさせて頂いたサイトをご紹介いたします。
どのサイトも非常に参考になります。私はフォルダの整理だけでなく、ブログ記事の書き方なども勉強させてもらいました。
あえて個人的な好みを書くと、jMatsuzakiさんのサイトが一番好みです。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！
